No todas las juntas deben tener un patrón de ejecución rígido, ni un horario idéntico. Cada reunión debe gozar de un espacio pensado, un tiempo óptimo y un programa priorizado.
Sean de 15 o 60 minutos o media mañana, la suma de juntas en cualquier organización puede rápidamente consumir una buena parte del día hábil.
En su definición más simple, una junta es una reunión de colaboradores o de algún tipo de comunidad para tratar asuntos que les afectan o interesan. Las buenas juntas, sin embargo, no sólo son un instrumento de comunicación, sino un método para ejercer presión en entregables clave y un espacio para la convergencia de inteligencia colectiva.
Si son útiles o no depende de múltiples factores, pero la vida directiva no tarda mucho en demostrarte que dos factores influyen en gran proporción en la productividad de cada reunión. Uno, la expectativa del tiempo a invertir; y dos, el ambiente en el que se desarrollan.
¿Qué opciones fuera de la sala de juntas tenemos los directores para producir reuniones en ambientes no convencionales? Aquí tres para la reflexión directiva:
1) Cáele 15 minutos al gerente.- Y no te sientes. Ni lo hagas invertir tiempo en ceremonialidad. Párate junto a su escritorio, máquina o gabinete y dile que tienes 900 segundos para abordar ‘x’ tema o lo que él considere prioritario.
Es una opción para cuestiones tácticas o para que te pongan al día en algún asunto y tú rebotes impresiones. Registra temas que requieran mayor tiempo y toma nota de las diferencias prácticas que se producen cuando tú te presentas en su espacio y no al revés.
2) Detona acompañamientos específicos.- Y esto incluye desde ofrecerle (o pedirle) un aventón programado a quien lo puede bien recibir (o bien ofrecer) hasta citar a alguien en un lugar en el que obligadamente estarán esperando algo.
Una vez fui convocado por un talento de agenda apretada en un hospital. Había pedido la cita múltiples veces para distintos propósitos. Si bien, el lugar me pareció curioso, la impuntualidad médica jugó a mi favor. La conversación se programó en lo que ella esperaba a su ginecólogo y lo que serían 20 minutos de plática acelerada en nuestras oficinas, se convirtió en un espacio para una conversación extendida y muy productiva.
3) Programa una tarde de bebidas y botana.- Y si la cultura corporativa lo admite, asegúrate que no sea agua de jamaica, sino algo más espirituoso. Convoca a dos o tres colaboradores que tengan temas pendientes y repásenlos de manera relajada.
Lanza preguntas reflexivas: ¿Qué aprendimos en tal caso? ¿Qué no estamos viendo en tal proyecto? Si no tuviésemos limitante de recursos, ¿qué haríamos ante tal problema? Y deja que la gente interactúe sin monopolizar la palabra.
Las empresas necesitan interacción continua y reflexión ordenada para producir los resultados esperados en el tiempo requerido. Y, para ello, siempre habrá ciertas juntas semanales, mensuales o trimestrales.
No obstante, no todas las juntas deben tener un patrón de ejecución rígido, ni un horario idéntico. Menos gravitar en torno a agendas incuestionadas en ambientes intocados. Cada reunión debe gozar de un espacio pensado, un tiempo óptimo y un programa priorizado.
Y es que –frente a la perpetua misión de alinear capacidad con posibilidad y oportunidad con resultados– directivos y líderes necesitamos nutrir la espontaneidad, el contraste saludable de puntos de vista y la armonización intencionada de ambientes de trabajo.
Y vaya panel magistral el que tendrá ExpoANTAD
Gran expectación alrededor de la siguiente edición presencial de ExpoANTAD de octubre 18 al 20. Es el evento más relevante que organiza la Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales en ExpoGuadalajara.
Juan Carlos Baker, Maricarmen Bernal, Enrique de la Madrid y Carlos Ruiz convergerán en el panel estelar Negocios, Consumo y los Desafíos del 2022. Será un gusto moderar esa prometedora conversación. ¡Ahí nos vemos!
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